从事件进行阶段看，审计小组应先确定共享设备故障影响会议室利用率的具体位置和持续范围。在场景引入环节，审计小组应把会议室利用率与共享设备故障放在事件进行阶段共同核对，以便校准现行安排与现场条件。审计小组若能及时记录发生时间、涉及区域与人员反馈，就能把模糊感受转化为可核对的问题，为后续协调留下依据。
名称、场地和责任人应在记录中保持一致，避免口头转达造成理解偏差。以万基商务大厦的实际使用为核对对象，相关判断应落到当前区域、时间和责任动作。针对范围界定，需要结合审计小组的职责、共享设备故障的影响和会议室利用率的实际状态，最终服务于校准现行安排与现场条件。
需要优先确认的，是现行安排与现场事实是否一致。从事件进行阶段的原因诊断看，审计小组处理共享设备故障时不能脱离会议室利用率，相关动作应指向校准现行安排与现场条件。
审计小组应注明变化前后的差别，并确定哪些信息需要同步给物业、行政、技术支持或业务负责人。这一段围绕审计小组在事件进行阶段处理会议室利用率的证据核对展开，并以共享设备故障作为现实条件，目标是校准现行安排与现场条件。
空间容量、使用频率和人员停留位置需要结合观察，不能只根据平面布局判断。在空间安排环节，审计小组应把会议室利用率与共享设备故障放在事件进行阶段共同核对，以便校准现行安排与现场条件。
涉及资料、门禁或消防的事项需要保留核验记录，确保便利调整不会削弱基本安全边界。针对风险边界，需要结合审计小组的职责、共享设备故障的影响和会议室利用率的实际状态，最终服务于校准现行安排与现场条件。
复盘结果需要转化为可执行的小调整，例如补充一条通知规则、改变一个预约时段、明确一个交接动作或优化一处导视。从事件进行阶段的结果复盘看，审计小组处理共享设备故障时不能脱离会议室利用率，相关动作应指向校准现行安排与现场条件。
围绕会议室利用率持续做小幅修正，通常比事后进行大范围返工更符合日常办公节奏。在自然收束环节，审计小组应把会议室利用率与共享设备故障放在事件进行阶段共同核对，以便校准现行安排与现场条件。